Audit Internal Sistem Jaminan Halal - Belajar Apoteker

Artikel ini bisa dibilang merupakan materi atau poin terakhir pada kriteria sistem jaminan halal maupun kompetensi penyelia halal dalam SKKNI, yaitu audit internal.

Audit merupakan suatu proses yang sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi. Audit internal sistem jaminan halal ini tujuannya untuk memverifikasi pemenuhan sebelas kriteria sistem jaminan halal yang dilakukan oleh auditor internal perusahaan. Prosedur audit internal sistem jaminan halal ini dapat diintegrasikan dengan sistem lain. Prosedur tersebut dapat mencakup tujuan/sasaran audit, ruang lingkup audit, frekuensi audit (minimal dua kali dalam setahun), tahapan audit, kriteria audit yang meliputi sebelas sistem jaminan halal, checklist audit, metode audit, kualifikasi auditor, laporan berkala ke LPPOM MUI, dan sumber daya yang dibutuhkan.

Tujuan dan sasaran audit halal internal adalah membandingkan kesesuaian antara apa yang tertulis dalam manual sistem jaminan halal yang telah dibuat dan turunannya dengan kondisi real yang dikerjakan, mengevaluasi kesesuaian antara yang dikerjakan dengan kriteria sistem jaminan halal, mengevaluasi konsistensi pelaksanaan sistem jaminan halal, dan memperoleh input yang dapat digunakan untuk perbaikan penerapan sistem jaminan halal ke depannya.

Ruang lingkup audit halal internal disesuaikan dengan lingkup penerapan sebelas kriteria sistem jaminan halal di seluruh proses perusahaan yang terlibat dalam penjaminan halal baik di kantor pusat, pabrik (baik milik sendiri maupun maklooner), hingga ke gudang.

Kualifikasi auditor yang dibutuhkan dalam audit halal internal ini antara lain auditor harus jujur dan berintegritas, auditor juga sudah lulus pelatihan sistem jaminan halal dan memahami proses bisnis di perusahaan, dan auditor tidak boleh mengaudit area pekerjaannya sendiri. Tim auditor halal internal dapat merupakan personel yang sama dengan tim manajemen halal.

Tahapan audit halal internal meliputi persiapan audit, pelaksanaan audit, dan tindak lanjut audit.  Beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelum melaksanakan audit antara lain: menyusun jadwal audit, identifikasi ruang lingkup audit, identifikasi sumber daya (tim auditor, SK auditor, akomodasi, dan waktu audit), review dokumen prosedur audit serta temuan audit sebelumnya bila ada, menyiapkan rencana dan checklist audit. Proses audit internal perlu direncanakan dengan baik agar tercapai tujuan audit, memastikan semua lingkup audit dan area yang terlibat aktivitas kritis sudah tercakup. Dalam perencanaan audit juga perlu untuk menginformasikan kepada auditi agar auditi dapat melakukan persiapan. Metode audit juga perlu ditetapkan apakah menggunakan metode cek dokumen dan catatan kegiatan, observasi, maupun wawancara.

Pelaksanaan audit terdiri dari opening, verifikasi bukti audit dan pembuatan laporan audit, serta closing meeting audit. Hal penting yang harus dilakukan saat opening meeting audit adalah perkenalan tim audit, menjelaskan tujuan dan lingkup audit, menjelaskan agenda audit, menjelaskan bukti dan dokumen yang akan diverifikasi, menjelaskan pelaporan audit dan tindak lanjut audit, dan memberikan kesempatan auditi untuk bertanya jika terdapat hal yang belum jelas. Pada saat verifikasi audit, semua bukti yang terkait dokumen SJH dan bukti implementasinya harus dikumpulkan. Untuk mempermudah dapat menggunakan checklist audit. Checklist audit ini selain berfungsi sebagai catatan audit juga sebagai panduan auditor terutama auditor baru untuk melakukan audit secara lengkap dan objektif. Konfirmasi temuan di lapangan apabila terdapat ketidaksesuaian dengan kriteria audit maupun ketidaksesuaian dengan manual sistem jaminan halal. Apabila proses verifikasi telah selesai, selanjutnya dilakukan pembuatan laporan audit yang dapat berisi: temuan audit, identifikasi peluang untuk perbaikan, serta pengesahan berupa persetujuan auditor dan auditi. Pada saat closing meeting audit terdapat beberapa hal penting yang perlu diperhatikan antara lain: menyampaikan dan mendiskusikan hasil audit secara detail, memberikan waktu kepada auditi untuk memberikan sanggahan ataupun informasi tambahan jika merasa terdapat hasil audit yang kurang sesuai. Apabila telah sepakat, maka auditor meminta persetujuan kepada auditi terkait hasil audit tersebut. Laporan audit internal kemudian disampaikan ke pihak yang bertanggung jawab terhadap kegiatan audit halal internal.

Setelah dilakukan audit halal internal, kemudian dilakukan tindak lanjut audit internal dengan menentukan tindakan perbaikan apa saja yang perlu dilakukan dan verifikasi tindakan perbaikan tersebut. Saat menentukan tindakan perbaikan perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut: menentukan akar masalah penyebab ketidaksesuaian, kemudian menentukan tindakan perbaikan untuk menghilangkan akar masalah penyebab ketidak sesuaian tersebut sehingga tidak terjadi ketidaksesuaian di masa yang akan datang, dan selanjutnya ditentukan PIC yang bertanggung jawab untuk tindakan perbaikan tersebut beserta batas waktu penyelesaiannya. Verifikasi tindakan perbaikan diperlukan untuk memastikan bahwa tindakan perbaikan tersebut telah dilakukan sesuai dengan rencana perbaikan, dan memastikan tindakan perbaikan efektif sehingga ketidaksesuaian tidak terulang. Jika ternyata tindakan perbaikan tersebut efektif, tindakan tersebut dapat distandarkan misalnya dengan merevisi prosedur terkait. Untuk pelaporan berkala ke LPPOM MUI tidak perlu menunggu hingga perbaikan selesai dilakukan. Bukti penerapan audit internal harus dipelihara dengan baik seperti checklist audit, laporan audit, daftar hadir audit, maupun laporan verifikasi tindakan perbaikan.

Demikian pembahasan mengenai audit internal sistem jaminan halal. Semoga pembahasan ini dapat memberikan manfaat dan menambah informasi mengenai sistem jaminan halal, baik untuk penerapan di lingkungan pekerjaan maupun apabila teman-teman semua akan mengikuti pelatihan sistem jaminan halal dan uji kompetensi penyelia halal.