Penyusunan, Verifikasi, dan Sosialisasi Dokumen SJH - Belajar Apoteker

Melanjutkan artikel sebelumnya, masih tentang sharing mengenai training halal, kali ini saya akan membagikan sedikit informasi mengenai penyusunan, verifikasi, dan sosialisasi dokumen sistem jaminan halal.

Sistem Jaminan Halal adalah manajemen terintegrasi yang disusun, diterapkan dan dipelihara untuk mengatur bahan, proses produksi, produk, sumber daya manusia dan prosedur dalam rangka menjaga kesinambungan proses produksi halal sesuai dengan persyaratan LPPOM MUI. Dengan adanya Sistem Jaminan Halal ini dapat untuk meyakinkan masyarakat bahwa produk yang kita hasilkan konsisten halal selama masa berlakunya sertifikat halal.

Lalu apa sih manfaat penerapan Sistem Jaminan Halal ini?

Penerapan Sistem Jaminan Halal di perusahaan tidak hanya bermanfaat untuk masyarakat sebagai konsumen, namun juga bermanfaat bagi perusahaan itu sendiri selaku produsen. Manfaat yang didapat antara lain: menjamin kehalalan produk selama berlakunya Sertifikat Halal, mencegah kasus ketidakhalalan produk bersertifikat halal, memberikan jaminan dan ketentraman bagi masyarakat, menimbulkan kesadaran internal perusahaan dan perusahaan memiliki pedoman kesinambungan proses produksi halal, serta adanya reward bagi perusahaan yang menerapkan Sistem Jaminan Halal secara konsisten.

Ruang lingkup penerapan Sistem Jaminan Halal dan aktivitas kritis apa saja yang perlu diperhatikan dalam Sistem Jaminan Halal sangat dipengaruhi oleh proses bisnis masing-masing perusahaan. Yang dimaksud aktivitas kritis di sini adalah segala aktivitas pada rantai proses produksi yang dapat mempengaruhi status kehalalan suatu produk. Contoh aktivitas kritis ini antara lain proses seleksi bahan baru, pembelian bahan, pemeriksaan bahan datang, pencucian fasilitas produksi, penyimpanan dan penangangan bahan maupun produk, transportasi, pengembangan produk baru dan pengembangan fasilitas produksi baru. Apabila perusahaan melakukan makloon produksi di perusahaan lain, Sistem Jaminan Halal juga harus dipastikan dilaksanakan dengan konsisten oleh perusahaan maklooner tersebut, dan terdapat perwakilan perusahaan maklooner dalam tim manajemen halal.

Untuk menerapkan Sistem Jaminan Halal ini perusahaan harus menentukan kriteria Sistem Jaminan Halal. Kriteria Sistem Jaminan Halal ini harus menjelaskan persyaratan yang harus dipenuhi perusahaan dalam rangka menerapkan Sistem Jaminan Halal sehingga dihasilkan produk halal secara konsisten. Untuk mencapai kriteria Sistem Jaminan Halal yang telah ditentukan diperlukan suatu prosedur tertulis yang berisi tata cara pelaksanaan suatu aktivitas yang dibakukan yang dapat berupa SOP, instruksi kerja, spesifikasi dan lainnya. Bukti pelaksanaan prosedur tersebut dapat berupa catatan atau rekaman yang berupa formulir, checklist, logbook, atau bukti pelaksanaan lainnya.

Seperti yang telah kita bahas pada artikel sebelumnya bahwa terdapat sebelas kriteria Sistem Jaminan Halal yaitu:

1. Kebijakan Halal
   • Kebijakan halal merupakan komitmen tertulis untuk menghasilkan produk secara konsisten, sesuai dengan proses bisnis perusahaan. Terdapat tiga hal penting yang perlu diperhatikan dalam kebijakan halal ini, yaitu penetapan kebijakan halal oleh manajemen puncak, diseminasi kebijakan halal kepada seluruh stakeholder, serta bukti pelaksanaan diseminasi tersebut. Kebijakan halal dapat ditulis terintegrasi dengan kebijakan sistem yang lain seperti kebijakan mutu. Stakeholder di sini meliputi manajemen, seluruh karyawan, termasuk juga pihak ketiga. Bukti diseminasi seperti daftar hadir pelatihan, notulen briefing, poster, banner atau yang lainnya harus dipelihara karena dapat menjadi bukti saat dilakukan audit.
2. Tim Manajemen Halal
   • Merupakan sekelompok orang yang bertanggung jawab terhadap perencanaan, implementasi, evaluasi dan perbaikan Sistem Jaminan Halal di perusahaan. Manajemen puncak harus menetapkan tim manajemen halal dengan disertai bukti tertulis seperti SK. Tim ini harus mencakup semua bagian yang terlibat dalam aktivitas kritis dan dapat digabungkan dengan tim implementasi yang lain. Tim manajemen halal harus merupakan karyawan tetap perusahaan dan diutamakan seorang muslim, namun apabila non muslim diperbolehkan terutama apabila personel tersebut memang bertanggung jawab dalam aktivitas kritis. Tanggung jawab tim manajemen halal harus diuraikan dengan jelas dan dapat digunakan sebagai acuan saat audit internal. Tim manajemen halal harus kompeten dalam menerapkan persyaratan sertifikasi halal menurut HAS 23000 sesuai dengan ruang lingkup tanggung jawabnya masing-masing. Manajemen puncak juga harus menyediakan sumber daya yang diperlukan oleh tim manajemen halal seperti sumber daya manusia, biaya pelatihan dan fasilitas produksi bebas babi.
3. Pelatihan
   • Pelatihan HAS 23000 dapat dilakukan oleh internal perusahaan maupun eksternal seperti pelatihan oleh LPPOM MUI. Diperlukan prosedur tertulis pelaksanaan pelatihan untuk semua karyawan yang terlibat dalam aktivitas kritis, termasuk karyawan baru. Pelatihan dapat digabungkan dengan prosedur pelatihan sistem lain. Pelatihan eksternal harus diikuti oleh salah satu tim manajemen halal setidaknya sekali dalam dua tahun. Pelatihan internal harus dilakukan setidaknya setahun sekali oleh trainer internal yang telah lulus pelatihan HAS 23000 baik eksternal maupun internal. Setelah dilakukan pelatihan internal harus dilakukan evaluasi. Bukti pelaksanaan pelatihan harus dipelihara.
4. Bahan
   • Bahan yang dimaksud dalam Sistem Jaminan Halal ini adalah bahan baku, bahan tambahan, maupun bahan penolong (bahan yang digunakan untuk membantu proses produksi namun tidak menjadi bagian dari komposisi produk, seperti katalis atau pelarut). Bahan yang digunakan harus halal dan bebas najis.
5. Produk
   • Produk yang dihasilkan dari proses produksi harus dijamin kehalalannya.
6. Fasilitas Produksi
   • Proses produksi halal hanya diperbolehkan dilakukan di fasilitas produksi yang bebas najis.
7. Prosedur Tertulis Aktivitas Kritis
   • Seperti yang telah kita bahas sebelumnya, aktivitas kritis menjadi poin yang harus diperhatikan, sehingga diperlukan suatu prosedur tertulis mengenai aktivitas kritis yang dilakukan.
8. Kemampuan Telusur
   • Produk bersertifikat halal harus dapat dibuktikan berasal dari bahan yang disetujui dan diproduksi di fasilitas yang memenuhi kriteria, sehingga diperlukan suatu prosedur yang menjamin ketertelusuran produk yang disertifikasi dan bukti ketertelusuran produk harus dipelihara.
9. Penanganan Produk Tidak memenuhi Kriteria
   • Produk tidak memenuhi kriteria adalah produk bersertifikat halal namun terlanjur diproduksi dari bahan yang tidak disetujui dan/atau diproduksi di fasilitas yang tidak memenuhi kriteria.
   • Harus tersedia prosedur yang memuat definisi produk tidak memenuhi kriteria berserta cara penanganannya. Prosedur ini dapat diintegrasikan dengan sistem lain.
10. Audit Internal
    • Audit internal dilakukan setiap 6 bulan sekali dan diperlukan SOP Audit internal. Proses audit meliputi sebelas kriteria Sistem Jaminan Halal. Hasil audit harus dilaporkan kepada manajemen puncak untuk dilakukan evaluasi dan tindak lanjut. Bukti pelaksaan audit internal harus disimpan dan dipelihara.
11. Kaji Ulang Manajemen
    • Dilakukan untuk mengevaluasi efektivitas pelaksanaan Sistem Jaminan Halal. Pelaksanaannya harus dilakukan minimal setahun sekali dan dapat diintegrasikan dengan sistem lain. Bahan unutk pengkajian ulang dapat berasal dari hasil audit internal maupun eksternal, hasil kaji ulang sebelumnya, dan apabila terdapat perubahan dalam perusahaan yang mempengaruhi pelaksanaan Sistem Jaminan Halal. Hasil kaji ulang ini harus disampaikan kepada pihak yang bertanggung jawab terhadap implementasi Sistem Jaminan Halal. Bukti pelaksanaan kaji ulang manajemen harus dipelihara.

Bagaimana menyusun, memverifikasi dan mensosialisasikan dokumen Sistem Jaminan Halal?

Penyusunan dokumen Sistem Jaminan Halal disesuaikan dengan proses bisnis perusahaan dan dibuat sebelum proses sertifikasi halal. Diperlukan suatu Manual Sistem Jaminan Halal sebagai acuan pelaksanaan Sistem Jaminan Halal di perusahaan yang mencakup sebelas kriteria Sistem Jaminan Halal dan dibuat terpisah dengan manual sistem lain. Sebelum menyusun Sistem Jaminan Halal, lakukan identifikasi dokumen yang telah dimiliki perusahaan yang berkaitan dengan sebelas kriteria Sistem Jaminan Halal. Lakukan analisis kesenjangan dokumen-dokumen tersebut dan kriteria Sistem Jaminan Halal, jika terdapat kesenjangan dilakukan revisi dokumen agar memenuhi kriteria Sistem Jaminan Halal. Dokumen Sistem Jaminan Halal yang telah dibuat kemudian diverifikasi untuk menilai kembali kesesuaiannya dengan sebelas kriteria Sistem Jaminan Halal. Dokumen yang telah diverifikasi tersebut kemudian disosialisasikan kepada stakeholder terkait. Metode sosialisasi dapat menggunakan media elektronik atau media komunikasi yang singkat, padat, dan jelas. Proses sosialisasi harus dipastikan berjalan efektif sehingga dapat dipahami dengan baik dan dijalankan. Kesalahan umum yang sering terjadi dalam pembuatan dokumen Sistem Jaminan Halal antara lain dokumen tidak mencakup sebelas kriteria Sistem Jaminan Halal, tidak sesuai dengan bisnis proses perusahaan, dokumen tidak terkendali dengan baik (misal: tidak terdistribusi ke seluruh stakeholder), rekaman tidak dikendalikan dengan baik (seperti daftar bahan halal tidak update).

Nah itu tadi sekilas tentang proses penyusunan, verifikasi, dan sosialisasi dokumen Sistem Jaminan Halal. Sebelas kriteria Sistem Jaminan Halal menjadi poin penting yang harus dipahami, untuk pembahasan menganai bahan, kriteria produk, fasilitas produksi prosedur tertulis aktivitas kritis, kemampuan telusur, penanganan produk yang tidak memenuhi kriteria, dan audit internal akan kita bahan dalam artikel lain agar tidak terlalu panjang. Jadi jangan bosan dulu ya, karena memang pelatihan ini cukup padat yang dilakukan dua hari full dari pagi sampai sore. Sampai jumpa di artikel berikutnya.